Contrats de prestataires · outils d'IA · entreprises de 5 à 50 personnes

Vos prestataires et vos outils d'IA : qui a signé quoi, et pour combien de temps ?

Prenez vos dix plus gros abonnements, le contrat de chacun sous la main ou au moins le courriel qui le contient, et cochez ce qui vous concerne. Chaque point se vérifie dans le contrat ou dans les réglages de l'outil, et aucun ne demande plus de quelques minutes. Rien n'est envoyé, rien n'est gardé.

Cocher les quinze points

Ce que la liste regarde, et ce qu'elle ne fait pas

Ce qu'elle regarde

Le contrat et les réglages

La clause de durée, le préavis et sa forme, l'indexation, les pénalités, le plafond de responsabilité, la sortie. Côté outils : le contrat de sous-traitance, l'hébergement, le réglage qui garde vos saisies, ce que l'équipe colle dans un assistant.

Ce qu'elle ne voit pas

Votre contrat à vous

La liste pose les questions ; les réponses sont dans vos contrats, et ils se lisent un par un. Un préavis compté en jours ouvrés, une forme particulière de dénonciation, un avenant signé plus tard : c'est la clause qui fait foi.

Ce qu'elle ne fait pas

Décider à votre place

Elle ne dit pas si une clause est valable dans votre cas, et elle ne remplace ni un avocat ni un délégué à la protection des données. Elle sert à savoir où regarder, et à ne pas rater une date.

Le dossier « Prestataires et IA »

Les deux registres, la charte, la fiche de lecture et les lettres

La liste vous dit combien de points sont à revoir. Le dossier donne de quoi les tenir : les deux registres, la date limite de chaque contrat dans votre agenda, la charte signée par l'équipe, la fiche de lecture et les lettres. Comptez 90 minutes, un samedi matin. Payé une fois, sans compte ni abonnement ; douze mois de mises à jour.

Lisez-moi d'abord (PDF, 4 pages A4) : par où commencer, ce qu'on peut ignorer, le plan des 90 minutes.
Le registre des prestataires (tableur) : prestataire, objet, date d'effet, durée, reconduction, préavis, montant, qui a signé, où est le contrat ; la date limite de dénonciation calculée (fin de période, moins le préavis, moins cinq jours pour le recommandé) et l'export vers votre agenda.
Le registre des outils d'IA (tableur) : outil, usage, données qu'on y met, qui s'en sert, et si l'outil décide pour une personne.
La fiche « ce qu'on ne colle jamais dans un assistant » (PDF, 1 page, à afficher), avec le réglage qui empêche chaque outil de garder vos saisies, à la date de publication.
La charte d'usage de l'IA (Word, 2 pages, à trous) et la feuille d'émargement.
La fiche de lecture d'un contrat de services en vingt minutes (PDF, 6 pages) : durée, reconduction, préavis et sa forme, indexation, niveaux de service et pénalités, plafond de responsabilité, réversibilité, sous-traitance des données, hébergement. Pour chaque point : où chercher, ce qui est normal, ce qui doit faire tiquer.
Le dossier de preuve (PDF, 3 pages) : la page de garde datée, les mesures prises, les attestations.
Quatre lettres (Word) : dénonciation d'un contrat, mise en demeure pour un niveau de service non tenu, demande de réversibilité, demande du registre des sous-traitants.
Pendant douze mois après l'achat, chaque mise à jour publiée vous est envoyée par courriel. Le dossier se paie une fois : rien ne se renouvelle sans votre accord.

Prix prévu : 79 €, une fois. Le dossier est en fabrication ; laissez votre adresse et vous serez prévenu une fois, le jour où il est prêt.

Questions

Mes réponses sont-elles envoyées quelque part ?

Non. Les cases se cochent dans votre navigateur et ne sont ni envoyées ni gardées : elles disparaissent quand vous fermez la page, ou avec le bouton « Tout décocher ».

Comment calculer la date limite de dénonciation ?

Prenez la fin de la période en cours. Retirez le préavis écrit dans le contrat (trois mois, le plus souvent). Retirez encore cinq jours, pour que la lettre recommandée arrive : c'est la réception qui compte. Si le contrat prévoit une autre forme (portail du fournisseur, courriel à une adresse précise), c'est elle qui vaut.

Un contrat reconduit sans clause de durée, c'est pour combien de temps ?

Il devient à durée indéterminée, et chaque partie peut y mettre fin avec un préavis raisonnable (Code civil, articles 1211 et 1214). C'est la clause de reconduction « pour une nouvelle période de même durée » qui fait repartir le compteur.

L'article 4 du règlement sur l'IA prévoit-il une amende ?

Non, pas d'amende propre à cet article. Mais en cas d'incident (fuite de données, décision injuste), l'absence de toute mesure pèsera contre vous. Un registre daté, une charte signée et une feuille d'émargement suffisent à montrer ce qui a été fait.

Nous avons moins de cinq personnes. Est-ce pour nous ?

La liste, oui : un indépendant a les mêmes contrats et les mêmes outils. Le dossier est écrit pour une équipe, avec une charte à faire signer ; seul, vous n'en utiliserez qu'une partie.